Архивный отдел

Начальник отдела – Коробова Татьяна Александровна

телефон 8 (86167) 6-07-35

Специалисты отдела

телефон 8 (86167) 6-08-45
Адрес местонахождения: 352801, Краснодарский край, Туапсинский район, с. Кроянское, ул. Камо, 1.
Адрес электронной почты Archive.tuapse@mail.ru
приёмные дни: понедельник - четверг
часы приема: с 9:00 до 16:00
перерыв с 12:30 до 13:30

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе управления делами администрации Туапсинского муниципального округа

1. Общие положения
1.1. Архивный отдел управления делами администрации Туапсинского муниципального округа (далее – Архивный отдел) является функциональным органом администрации Туапсинского муниципального округа (далее – Администрация), созданным для решения задач по реализации полномочий органа местного самоуправления Туапсинского муниципального округа в сфере архивного дела.
1.2..В своей деятельности Архивный отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Краснодарского края, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Туапсинского муниципального округа в сфере архивного дела, Уставом Туапсинского муниципального округа, настоящим Положением.
1.3. Полное наименование Архивного отдела: архивный отдел управления делами администрации муниципального образования Туапсинский муниципальный округ Краснодарского края. Сокращенное наименование Архивного отдела: архивный отдел управления делами администрации Туапсинского муниципального округа. Местонахождение (почтовый адрес) Архивного отдела: 352801, Краснодарский край, Туапсинский район, с. Кроянское, ул. Камо, 1.
1.4. Архивный отдел не обладает статусом юридического лица, имеет печати, штампы, бланки со своим наименованием, осуществляет свою деятельность в рамках настоящего Положения.
1.5..Архивный отдел в своей деятельности подконтролен заместителю главы администрации Туапсинского муниципального округа, управляющему делами, курирующему данное направление.
1.6..Архивный отдел взаимодействует с управлением делами администрации Краснодарского края по организационно - методическим вопросам.
2. Основные задачи Архивного отдела
Основными задачами Архивного отдела являются:
2.1. Организация постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов (далее – архивные документы).
2.2. Создание противопожарного, охранного, температурно-влажностного и санитарно-гигиенических нормативных режимов хранения.
2.3..Комплектование Архивного отдела архивными документами, имеющими историческое, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2.4. Оказание методической и практической помощи организациям – источникам комплектования Архивного отдела. Содействие организациям различных форм собственности в учете, сохранности, комплектовании и использовании их архивов.
2.5. Ведение государственного учета архивных документов, хранящихся в Архивном отделе.
2.6. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов органов местного самоуправления, учреждений и организаций Туапсинского муниципального округа, муниципальных унитарных предприятий и учреждений, органов власти Краснодарского края, находящихся на территории Туапсинского муниципального округа, организаций, являющихся источниками комплектования Архивного отдела.
3. Основные функции Архивного отдела
В соответствии с основными задачами Архивный отдел осуществляет следующие функции:
3.1. Организует хранение архивных документов.
3.2. Обеспечивает ведение государственного учета, создание учетных документов и справочно-информационного фонда, необходимых Архивному отделу в его практической работе.
3.3. Принимает меры по созданию нормативных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.4. В установленном порядке проводит проверку наличия архивных документов, их физико-химического, технического и биологического состояния, выявляет архивные документы с повреждениями носителей и информации.
3.5. Принимает участие в разработке проектов и реализует мероприятия, направленные на создание оптимальных условий хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
3.6. Организует отбор, прием и хранение архивных документов на электронных и бумажных носителях, подлежащих постоянному и временному хранению.
3.7..Осуществляет комплектование документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для Туапсинского муниципального округа.
3.8. Составляет списки организаций - источников комплектования муниципального архива, списки организаций - возможных источников комплектования Архивного отдела. Проводит систематическую работу по их уточнению.
3.9. Осуществляет комплексное и тематическое изучение работы архивов организаций - источников комплектования Архивного отдела.
3.10. Оказывает методическую помощь организациям - источникам комплектования, в том числе организациям - возможным источникам комплектования в делопроизводстве, в организации хранения и использования документов.
3.11. Организует ведение делопроизводства в Архивном отделе согласно утвержденной номенклатуре дел и в соответствии с установленными требованиями.
3.12. Направляет на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии при администрации Краснодарского края: • для утверждения: проекты индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования Архивного отдела; проекты описей дел, документов постоянного хранения, за исключением описей дел, в состав которых включены документы постоянного срока хранения со сроком хранения «до ликвидации организации»; проекты описей дел по личному составу: подготовленные организациями-источниками комплектования Архивного отдела; составленные Архивным отделом в отношении документов, поступивших в Архивный отдел в неупорядоченном состоянии; ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования Архивного отдела; проекты усовершенствованных и переработанных описей дел; проекты актов о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, подготовленные организациями - источниками комплектования Архивного отдела, а также подготовленные Архивным отделом; акты о неисправимых повреждениях архивных документов (если неисправимо поврежденными являются документы Архивного фонда Российской Федерации), подготовленные организациями - источниками комплектования Архивного отдела, а также Архивного отдела; акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (если необнаруженными являются документы Архивного фонда Российской Федерации), подготовленные организациями – источниками комплектования Архивного отдела, а также Архивным отделом.
для согласования:
проекты списков организаций - источников комплектования Архивного отдела, изменений в эти списки;
проекты списков граждан, выступающих источниками комплектования Архивного отела, изменений в эти списки;
проекты положений об экспертных комиссиях, проекты инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования Архивного отдела - органов местного самоуправления Туапсинского муниципального округа; проекты типовых номенклатур организаций - источников комплектования Архивного отдела; проекты актов описания архивных документов, переработки описей, подготовленные организациями – источниками комплектования Архивного отдела, а также Архивным отделом; предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
3.13. Ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, хранящихся в организациях - источниках комплектования Архивного отдела.
3.14. Информирует органы местного самоуправления Туапсинского муниципального округа, иные организации, расположенные на территории Туапсинского муниципального округа, о составе и содержании документов Архивного отдела по актуальной тематике.
3.15. Проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: конференции, круглые столы, презентации, экскурсии, лекции, встречи, уроки. Организовывает работу пользователей с документами, осуществляет изготовление архивных копий архивных документов по их запросам, подготовку выставок архивных документов, проведение встреч с общественностью и публикационную деятельность.
3.16. Ведет прием граждан, рассматривает и исполняет запросы социально-правового характера и иные запросы в соответствии с административным регламентом предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, архивных копий архивных документов».
3.17. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архивного отдела.
4. Права Архивного отдела
Архивный отдел для выполнения возложенных на него функций имеет право:
4.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение главе Туапсинского муниципального округа и управлению делами администрации Краснодарского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы архивов организаций - источников комплектования Архивного отдела и организации документов в делопроизводстве организаций.
4.3..Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования Архивного отдела, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии их архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.4. Давать рекомендации в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Туапсинского муниципального округа, а также организациям - источникам комплектования, по вопросам работы архивов организаций и организации учета и хранения документов в делопроизводстве.
4.5..Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Туапсинского муниципального округа и ее отраслевыми (функциональными) и территориальными органами, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.6. Принимать участие в решении вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
5. Организация работы Архивного отдела
5.1..Руководство деятельностью Архивного отдела осуществляет начальник архивного отдела управления делами администрации Туапсинского муниципального округа (далее – начальник Архивного отдела), назначаемый и освобождаемый от занимаемой должности распоряжением администрации Туапсинского муниципального округа.
5.2..Начальник Архивного отдела непосредственно подчиняется заместителю главы администрации Туапсинского муниципального округа, управляющему делами.
5.3. В случае временного отсутствия начальника Архивного отдела, его обязанности исполняет специалист Архивного отдела, на основании распоряжения администрации Туапсинского муниципального округа (далее – Администрация).
5.4. Начальник Архивного отдела:
5.4.1..Обеспечивает непосредственное руководство деятельностью Архивного отдела, организацию работы в части эффективного, своевременного и качественного исполнения задач и функций, возложенных на Архивный отдел.
5.4.2. Представляет интересы Архивного отдела в отношении с другими органами Администрации, организациями, учреждениями, предприятиями.
5.4.3. Распределяет обязанности между работниками Архивного отдела, разрабатывает их должностные инструкции.
5.4.4..Представляет главе Туапсинского муниципального округа кандидатуры для назначения на должность специалистов Архивного отдела, обосновывает необходимость и продолжительность испытательного срока.
5.4.5. Вносит предложения об установлении персональных надбавок, премировании, поощрении работников Архивного отдела, применении к ним мер дисциплинарного взыскания.
5.4.6. Осуществляет контроль за выполнением работниками Архивного отдела их должностных обязанностей, соблюдением ими правил внутреннего трудового распорядка Администрации.
5.4.7. Представляет работников Архивного отдела при проведении аттестации, составляет на них служебные характеристики.
5.4.8. Составляет планы работы Архивного отдела, отчитывается о работе Архивного отдела перед главой Туапсинского муниципального округа, заместителем главы администрации Туапсинского муниципального округа, управляющим делами, и, в установленном порядке - перед управлением делами администрации Краснодарского края.
5.4.9. Осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями Архивного отдела, предусмотренными настоящим Положением и другими нормативными правовыми актами Администрации.
5.4.10..Ведет служебную переписку со всеми отраслевыми (функциональными) органами Администрации, организациями, предприятиями и учреждениями, осуществляющими деятельность на территории Туапсинского муниципального округа.
5.4.11. Подписывает служебную документацию и ответы на запросы физических и юридических лиц в пределах компетенции Архивного отдела.
5.5. Штатное расписание Архивного отдела утверждается распоряжением Администрации в составе штатного расписания администрации Туапсинского муниципального округа.
5.6. Работники Архивного отдела принимаются на работу и увольняются распоряжением Администрации и являются муниципальными служащими.
5.7. Начальник Архивного отдела несет персональную ответственность за качественное и своевременное выполнение задач и функций Архивного отдела, за соответствие подготавливаемых документов действующему законодательству.
5.8. Ответственность работников Архивного отдела устанавливается должностными инструкциями.
6. Заключительные положения
6.1. Переименование Архивного отдела, его упразднение, объединение, исключение из состава иного структурного подразделения Администрации осуществляется на основании решения Совета муниципального образования Туапсинский муниципальный округ Краснодарского края.
6.2. Внесение изменений в настоящее Положение осуществляется на основании постановления Администрации.
6.3. Архивные фонды, архивные документы и справочный материал к ним при реорганизации Архивного отдела передаются правопреемнику. При ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в установленном порядке учредителю в лице Администрации.

Начальник архивного отдела управления делами администрации Туапсинского муниципального округа Т.А. Коробова