Как правильно предпринимателю оформить на работу сотрудника
Дата:
12.05.2014
Событие:
Индивидуальный предприниматель является полноправным работодателем и может принимать на работу всех без исключения физических лиц (ст. 303 ТК РФ). Ограничения законодательством не предусмотрены. Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью с момента его регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Именно с этого момента он может нанимать сотрудников на работу в качестве работодателя. Такой вывод позволяет сделать п. 1 ст. 23 ГК РФ и ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса РФ. При этом в качестве предпринимателя может выступать как гражданин России, так иностранный гражданин (п. 2 ст. 13 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ). До момента государственной регистрации предприниматель является физическим лицом, поэтому он может нанимать сотрудников только как работодатель – физическое лицо (абз. 3 ч. 5 ст. 20 ТК РФ).
В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приёме на работу, входят:
-паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. К примеру, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за её территорией;
-трудовую книжку, за исключением совместителей и впервые поступающих на работу;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, в исключение попадают лица впервые поступающих на работу;
-документы воинского учёта. Военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников -удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
-документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Основание - ст. 65 Трудового кодекса РФ.
Требовать от работника иные документы, которых нет в указанном списке, предприниматель может только в случаях, прямо предусмотренных законодательством.
Кроме того, предприниматель не вправе отказывать в приёме на работу соискателю, не представившему необходимые документы о воинском учёте. С представленных документов нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, копии приказа о приёме на работу и всех последующих приказов, касающиеся сотрудника.
При этом предприниматель вправе, но не обязан вести личные дела сотрудников.
При приёме на работу:
-сотрудник, как правило, пишет заявление;
-сотрудник и предприниматель заключают трудовой договор;
-предприниматель издаёт приказ о приёме на работу. До заключения трудового договора сотрудника под подпись знакомят с Правилами трудового распорядка, инструкцией по технике безопасности и другими внутренними документами, регулирующими трудовую деятельность (ч. 1 ст. 8, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Основным документом при оформлении трудовых отношений с сотрудником является трудовой договор. Унифицированной формы такого документа законодательством не установлено (ст. 56 ТК РФ). Поэтому его можно разработать самостоятельно, взяв за основу примерную форму трудового договора, приведённую в постановлении Минтруда России от 23 июля 1998г. № 29. В содержании главным образом отразить содержание обязательных сведений и условий, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. На экземпляре организации сотрудник должен расписаться. Его подпись подтверждает, что он получил свой экземпляр трудового договора. Данные правила установлены ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ. Предприниматель имеет право заключить срочный трудовой договор с сотрудником на общих основаниях, то есть в случаях, предусмотренных в ст. 59 Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 30 ноября 2009г. № 3523-6-1). Исключением являются ситуации, когда в законодательстве указано, что срочный трудовой договор заключается с работодателем-организацией.
До 6 октября 2006 года предприниматель был обязан регистрировать трудовые договоры, заключённые с сотрудниками, в органах местного самоуправления, так как на него не возлагалась обязанность вести трудовые книжки. Это требование содержалось в старой редакции ст. 303 Трудового кодекса РФ. В действующей редакции ст. 303 Трудового кодекса РФ, которая вступила в силу с 6 октября 2006 года, такой обязанности нет. Достаточно просто оформить трудовой договор с сотрудником в письменной форме и сделать запись в трудовой книжке.
Кроме того, до 6 октября 2006 года предприниматели были обязаны регистрировать трудовые договоры, заключённые с сотрудниками, в органах местного самоуправления. Это следовало из старой редакции ст. 303 Трудового кодекса РФ. И чтобы проверить, насколько предприниматели соблюдают это требование, налоговая инспекция и отделения Пенсионного фонда РФ запрашивали трудовые договоры с печатью местных властей.
Однако, уже с 6 октября 2006 года ст. 303 Трудового кодекса РФ не содержит требования о регистрации трудовых договоров в органах местного самоуправления. Поэтому представлять договоры в налоговую инспекцию и в отделения Пенсионного фонда РФ не требуется.
На основании заключённого трудового договора оформите приказ о приёме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Об этом регламентировано в ч. 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ. Необходимо обратить внимание на тот факт, что законодательство не содержит однозначного ответа на вопрос: должен ли предприниматель применять унифицированные формы документов по учёту труда. Унифицированные формы документов по учёту труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Действие данного постановления распространяется лишь на организации. Такой вывод позволяет сделать буквальное толкование п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вместе с тем, в процессе своей деятельности предприниматель осуществляет хозяйственные операции, которые требуют оформления первичными документами (в т. ч. документами по учёту кадров). К примеру, при направлении сотрудника в командировку оформляется командировочное удостоверение и приказ о направлении в командировку. Впоследствии эти документы подтверждают обоснованность признания тех или иных расходов при расчёте налогов (например, размер суточных). В свою очередь первичные документы предприниматель вправе принимать к учёту, только если они составлены по унифицированным формам (п. 9 Порядка, утверждённого приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430). Аналогичный вывод вытекает из содержания Письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 именно в части касающейся приказа о приёме на работу по форме № Т-1.
Таким образом, во избежание споров с проверяющими и контролирующими организациями предпринимателю целесообразно оформлять документы по учёту кадров по унифицированным формам.
В целях правильного оформления наименований реквизитов в унифицированных формах, предприниматель вправе дополнить унифицированные формы соответствующим образом. Так, в приказе о приёме на работу по форме № Т-1 реквизиты «Наименование организации» и «Руководитель организации» предприниматель может дополнить следующим образом: «Наименование организации (индивидуального предпринимателя)», «Руководитель организации (индивидуальный предприниматель)».
Ознакомить сотрудника с приказом о его приёме необходимо в трёхдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до сведения сотрудника под подпись. Такой порядок предусмотрен ч. 2 ст. 68 Трудового кодекса РФ.
Предприниматели являются работодателями, поэтому они должны вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудников основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Такая обязанность появилась у предпринимателей с 6 октября 2006 года (п. 261 ст. 1, ст. 3 Закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ).
На основании приказа в трудовой книжке сотрудника делается запись о приёме на работу (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка указывается полное и сокращённое (при его наличии) наименование предпринимателя, например, как в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью. При этом указывается фамилия, имя и отчество предпринимателя. Под этим заголовком в графе 1 проставляется порядковый номер, а в графе 2 указывается дата приёма на работу. В графе 3 указывается наименования должности работника, специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 вносится дата и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу.
Данный порядок установлен и законодательно закреплён в пункте 3.1 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, а также регламентируется в Письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6.
По просьбе сотрудника имеется возможность внести в трудовую книжку сведения о его работе по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Основанием для этого является документ, подтверждающий работу по совместительству. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Следовательно, она может быть любой (справка, копия трудового договора, приказа о приёме на работу и т. п.). При этом в документе должны быть отражены сведения, необходимые для заполнения трудовой книжки.
Если сотрудник впервые устраивается на работу, то организация (в нашем рассматриваемом случае - ИП) должна выдать ему трудовую книжку и оформить страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65, ч. 3 ст. 66, абз. 4 ч. 3 ст. 303 ТК РФ).
Кроме того, каждому предпринимателю, который принимает на работу сотрудников, необходимо вести специальные книги по учёту трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё (приложение 2, утверждённое постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этот документ вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. Указывается серия и номер каждого бланка.
Вторая-книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (прил. № 3, утверждённое постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этой книге регистрируются как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также указывается серия и номер каждого документа. Законодательство не содержит, однозначного ответа на вопрос обязан ли предприниматель вести личную карточку. С одной стороны, форма № Т-2 предназначена только для организаций-работодателей. Такой вывод позволяет сделать буквальное толкование п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вместе с тем, предприниматель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника (ст. 309 ТК РФ). С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись в его личной карточке (п. 12 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Данное основание позволяет сделать вывод о том, что предприниматель должен оформить личную карточку на каждого сотрудника.
Необходимо обратить внимание на ситуации: при нарушении порядка оформления и приёма сотрудника на работу предусмотрена административная ответственность. Трудовая инспекция имеет право оштрафовать предпринимателя на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. Это нарушение может повлечь и другое наказание, назначаемое судом, -деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Такие меры ответственности предусмотрены в ч. 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Предприниматель, который ранее уже привлекался к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трёх лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приёме на работу, входят:
-паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. К примеру, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за её территорией;
-трудовую книжку, за исключением совместителей и впервые поступающих на работу;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, в исключение попадают лица впервые поступающих на работу;
-документы воинского учёта. Военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников -удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
-документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Основание - ст. 65 Трудового кодекса РФ.
Требовать от работника иные документы, которых нет в указанном списке, предприниматель может только в случаях, прямо предусмотренных законодательством.
Кроме того, предприниматель не вправе отказывать в приёме на работу соискателю, не представившему необходимые документы о воинском учёте. С представленных документов нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, копии приказа о приёме на работу и всех последующих приказов, касающиеся сотрудника.
При этом предприниматель вправе, но не обязан вести личные дела сотрудников.
При приёме на работу:
-сотрудник, как правило, пишет заявление;
-сотрудник и предприниматель заключают трудовой договор;
-предприниматель издаёт приказ о приёме на работу. До заключения трудового договора сотрудника под подпись знакомят с Правилами трудового распорядка, инструкцией по технике безопасности и другими внутренними документами, регулирующими трудовую деятельность (ч. 1 ст. 8, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Основным документом при оформлении трудовых отношений с сотрудником является трудовой договор. Унифицированной формы такого документа законодательством не установлено (ст. 56 ТК РФ). Поэтому его можно разработать самостоятельно, взяв за основу примерную форму трудового договора, приведённую в постановлении Минтруда России от 23 июля 1998г. № 29. В содержании главным образом отразить содержание обязательных сведений и условий, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. На экземпляре организации сотрудник должен расписаться. Его подпись подтверждает, что он получил свой экземпляр трудового договора. Данные правила установлены ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ. Предприниматель имеет право заключить срочный трудовой договор с сотрудником на общих основаниях, то есть в случаях, предусмотренных в ст. 59 Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 30 ноября 2009г. № 3523-6-1). Исключением являются ситуации, когда в законодательстве указано, что срочный трудовой договор заключается с работодателем-организацией.
До 6 октября 2006 года предприниматель был обязан регистрировать трудовые договоры, заключённые с сотрудниками, в органах местного самоуправления, так как на него не возлагалась обязанность вести трудовые книжки. Это требование содержалось в старой редакции ст. 303 Трудового кодекса РФ. В действующей редакции ст. 303 Трудового кодекса РФ, которая вступила в силу с 6 октября 2006 года, такой обязанности нет. Достаточно просто оформить трудовой договор с сотрудником в письменной форме и сделать запись в трудовой книжке.
Кроме того, до 6 октября 2006 года предприниматели были обязаны регистрировать трудовые договоры, заключённые с сотрудниками, в органах местного самоуправления. Это следовало из старой редакции ст. 303 Трудового кодекса РФ. И чтобы проверить, насколько предприниматели соблюдают это требование, налоговая инспекция и отделения Пенсионного фонда РФ запрашивали трудовые договоры с печатью местных властей.
Однако, уже с 6 октября 2006 года ст. 303 Трудового кодекса РФ не содержит требования о регистрации трудовых договоров в органах местного самоуправления. Поэтому представлять договоры в налоговую инспекцию и в отделения Пенсионного фонда РФ не требуется.
На основании заключённого трудового договора оформите приказ о приёме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Об этом регламентировано в ч. 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ. Необходимо обратить внимание на тот факт, что законодательство не содержит однозначного ответа на вопрос: должен ли предприниматель применять унифицированные формы документов по учёту труда. Унифицированные формы документов по учёту труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Действие данного постановления распространяется лишь на организации. Такой вывод позволяет сделать буквальное толкование п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вместе с тем, в процессе своей деятельности предприниматель осуществляет хозяйственные операции, которые требуют оформления первичными документами (в т. ч. документами по учёту кадров). К примеру, при направлении сотрудника в командировку оформляется командировочное удостоверение и приказ о направлении в командировку. Впоследствии эти документы подтверждают обоснованность признания тех или иных расходов при расчёте налогов (например, размер суточных). В свою очередь первичные документы предприниматель вправе принимать к учёту, только если они составлены по унифицированным формам (п. 9 Порядка, утверждённого приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430). Аналогичный вывод вытекает из содержания Письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 именно в части касающейся приказа о приёме на работу по форме № Т-1.
Таким образом, во избежание споров с проверяющими и контролирующими организациями предпринимателю целесообразно оформлять документы по учёту кадров по унифицированным формам.
В целях правильного оформления наименований реквизитов в унифицированных формах, предприниматель вправе дополнить унифицированные формы соответствующим образом. Так, в приказе о приёме на работу по форме № Т-1 реквизиты «Наименование организации» и «Руководитель организации» предприниматель может дополнить следующим образом: «Наименование организации (индивидуального предпринимателя)», «Руководитель организации (индивидуальный предприниматель)».
Ознакомить сотрудника с приказом о его приёме необходимо в трёхдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до сведения сотрудника под подпись. Такой порядок предусмотрен ч. 2 ст. 68 Трудового кодекса РФ.
Предприниматели являются работодателями, поэтому они должны вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудников основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Такая обязанность появилась у предпринимателей с 6 октября 2006 года (п. 261 ст. 1, ст. 3 Закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ).
На основании приказа в трудовой книжке сотрудника делается запись о приёме на работу (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка указывается полное и сокращённое (при его наличии) наименование предпринимателя, например, как в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью. При этом указывается фамилия, имя и отчество предпринимателя. Под этим заголовком в графе 1 проставляется порядковый номер, а в графе 2 указывается дата приёма на работу. В графе 3 указывается наименования должности работника, специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 вносится дата и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу.
Данный порядок установлен и законодательно закреплён в пункте 3.1 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, а также регламентируется в Письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6.
По просьбе сотрудника имеется возможность внести в трудовую книжку сведения о его работе по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Основанием для этого является документ, подтверждающий работу по совместительству. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Следовательно, она может быть любой (справка, копия трудового договора, приказа о приёме на работу и т. п.). При этом в документе должны быть отражены сведения, необходимые для заполнения трудовой книжки.
Если сотрудник впервые устраивается на работу, то организация (в нашем рассматриваемом случае - ИП) должна выдать ему трудовую книжку и оформить страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65, ч. 3 ст. 66, абз. 4 ч. 3 ст. 303 ТК РФ).
Кроме того, каждому предпринимателю, который принимает на работу сотрудников, необходимо вести специальные книги по учёту трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё (приложение 2, утверждённое постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этот документ вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. Указывается серия и номер каждого бланка.
Вторая-книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (прил. № 3, утверждённое постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этой книге регистрируются как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также указывается серия и номер каждого документа. Законодательство не содержит, однозначного ответа на вопрос обязан ли предприниматель вести личную карточку. С одной стороны, форма № Т-2 предназначена только для организаций-работодателей. Такой вывод позволяет сделать буквальное толкование п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вместе с тем, предприниматель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника (ст. 309 ТК РФ). С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись в его личной карточке (п. 12 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Данное основание позволяет сделать вывод о том, что предприниматель должен оформить личную карточку на каждого сотрудника.
Необходимо обратить внимание на ситуации: при нарушении порядка оформления и приёма сотрудника на работу предусмотрена административная ответственность. Трудовая инспекция имеет право оштрафовать предпринимателя на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. Это нарушение может повлечь и другое наказание, назначаемое судом, -деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Такие меры ответственности предусмотрены в ч. 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Предприниматель, который ранее уже привлекался к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трёх лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).